Las reuniones de trabajo hacen parte del día a día de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los últimos años, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificación, la resolución de problemas, la asignación de tareas y la evaluación de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los líderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de «reunionitis» y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobre todo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.
Las reuniones mal manejadas se convierten rápidamente en una pérdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obstáculo para la consecución de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situación que se quiere resolver, ignorando —quienes las citan— que las reuniones se deberían hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincrónicos.
Aún dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socialización y la solución de los problemas, y para la evangelización desde los líderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el método, sino quién lo usa. Las reuniones en sí no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita a una reunión sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.
¿Para qué sirven las reuniones en una empresa?
Con este artículo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus líderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodología de trabajo colaborativo —sin afirmar que estos son los únicos, simplemente los que creemos más importantes—:
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un único problema. Muchos equipos funcionan como una línea de producción, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy útiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodología se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para rediseñar acciones a partir de la retroalimentación y los resultados obtenidos.
2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores. Convocar a todos los integrantes de la organización o a miembros representativos de cada área, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. También se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y así elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.
3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisión y el entendimiento de la información que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reunión bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.
4. Para crear compromisos individuales o colectivos. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo —o a los líderes de cada equipo— para escuchar cuáles serán sus compromisos para el futuro de la organización. Socializar las responsabilidades sirve de motivación para las personas y para el colectivo.
¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?
Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una pequeña investigación —sin rigurosidad estadística en la selección de la muestra—. Los resultados revelaron aspectos interesantes sobre la percepción del valor de las reuniones y su eficiencia.
Al analizar estos resultados podemos sacar dos conclusiones clave: (i) la mayoría de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodología de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificación, seguimiento, análisis y optimización de las reuniones en sí son casi inexistentes.
¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?
Para que una reunión sea eficiente se debe trabajar con decisión en su preparación, ejecución y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atención a los tres momentos de una reunión: antes, durante y después, para tener claro lo que se busca con el encuentro. A continuación, hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno de ellos para apoyar la optimización de las reuniones:
1. Antes de la reunión
La planificación de una reunión se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales:
- ¿Para qué se hará la reunión? Es necesario aclarar a los asistentes cuál será el objetivo del encuentro, para que cada uno se pueda preparar y así acortar el tiempo gastado en ponerse en contexto. Algunas razones comunes para reunirse son: transmitir información y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentación de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo.
- ¿Qué pasa si no se hace la reunión? Se deben discutir las consecuencias de no realizar la reunión para poner a prueba la necesidad real de juntar al equipo. La reunión siempre debe ser la última opción, ya que muchos objetivos pueden alcanzarse con un plan de trabajo individual o asincrónico.
- ¿Cómo se evaluará el cumplimiento del objetivo? Se debe definir un método para evaluar posteriormente la eficiencia del encuentro.
Superada la planificación, la preparación incluye tres acciones clave:
- Definición de los asistentes. Invitar a la menor cantidad de personas posible, pues el éxito de un comité suele ser inversamente proporcional al número de asistentes.
- Construcción del orden del día. Crear y enviar previamente un documento detallando los temas urgentes o que requieran más energía mental al inicio, para ordenar lógicamente las discusiones.
- Definición de la duración. Anexar a la citación de la reunión el tiempo estimado de inicio y fin, y respetarlo para mejorar la productividad. Si el tiempo no es suficiente, mejor programar una reunión adicional.
2. Durante la reunión
En las reuniones, se buscan exposiciones individuales de ideas y discusión colectiva para la toma de decisiones. Para un debate constructivo:
- Clarificar y exponer la mayor cantidad de datos relacionados con el problema para que todos tengan el mismo contexto.
- Permitir que cada asistente presente su diagnóstico para conocer distintos puntos de vista.
- Presentar las posibles soluciones con apertura.
- Evaluar individualmente cada solución y emitir opiniones, promoviendo una participación activa.
- Guiar al grupo hacia la toma de una decisión.
3. Después de la reunión
La reunión no termina al levantar la sesión. El organizador debe generar un resumen o acta con:
- Fecha, hora, lugar y asistentes.
- Temas tratados, comentarios individualizados y conclusiones.
- Tareas asignadas, responsables y tiempos de ejecución.
- Mecanismos para el seguimiento de las tareas.
- Fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo
Para aumentar rápidamente la eficiencia de tus reuniones, sigue estos consejos:
1. Evita que las reuniones se conviertan en un mecanismo para que algunos colaboradores sobresalgan a costa de otros. Inculca el uso correcto de esta herramienta colaborativa.
2. Limita las reuniones a no más de dos horas. Los encuentros infinitos generan inoperancia.
3. Establece recesos de cinco minutos cada que se cambia de tema para permitir que el equipo descanse y se abra a nueva información.
4. Planifica reuniones para que no terminen justo antes del almuerzo o al final de la jornada laboral, dejando espacio para cerrar tareas o jornada.
5. Si surgen divisiones irreconciliables, cambia de tema o suspende la reunión. Luego, dialoga por separado para encontrar puntos en común.
6. Una reunión debe concluir en una decisión, pero si no es posible, programa un nuevo encuentro sin prolongar indefinidamente el actual.
7. Empieza siempre a la hora y no actualices a los que llegan tarde. Premia la puntualidad y registra a los incumplidos en el acta como medida educativa.
8. Asigna previamente los lugares en la mesa para evitar grupos cerrados de conversación.
9. Restringe el uso de dispositivos electrónicos para asegurar concentración total en los temas.
10. Controla el tiempo para cada participante, evitando discursos largos e irrelevantes. Fomenta la brevedad.
11. Incentiva a todos a expresarse y haz hablar a quienes permanecen en silencio, ya sea por timidez o hostilidad.
12. Estimula el intercambio de ideas, pero evita que se personalicen conflictos para mantener un buen clima.
13. Escucha y documenta todas las sugerencias sin menospreciar ninguna.
14. Deja que las personas de mayor cargo hablen al final para que sus opiniones no condicionen a los demás.
15. No conviertas las reuniones en espacios para acusaciones o evaluaciones colectivas.
16. Termina cada reunión con una nota positiva para motivar al equipo.
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