Las reuniones de trabajo hacen parte del día a día de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los últimos años, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificación, la resolución de problemas, la asignación de tareas y la evaluación de resultados. Las agendas de los ejecutivos y líderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de «reunionitis» y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobre todo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.
Las reuniones mal manejadas se convierten rápidamente en una pérdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obstáculo para la consecución de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situación que se quiere resolver, ignorando —quienes las citan— que las reuniones se deberían hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincrónicos, como herramientas de Social Media o plataformas para gestión de proyectos asincrónicos.
Aún dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socialización y la solución de problemas, y para la evangelización desde los líderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el método, sino quién lo usa. Las reuniones en sí no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita una reunión sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.
¿Para qué sirven las reuniones en una empresa?
Con este artículo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus líderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodología de trabajo colaborativo —sin afirmar que estos son los únicos, simplemente los que creemos más importantes—:
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un único problema. Muchos equipos funcionan como una línea de producción, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Las reuniones son muy útiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodología se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para detectar cuellos de botella y rediseñar acciones a partir de la retroalimentación y los resultados obtenidos.
2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores. Convocar a todos los integrantes de la organización o a miembros representativos de cada área, para transmitirles conocimiento o socializar la actualidad del negocio, es otro buen uso que se le puede dar a las reuniones. También se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y así elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.
3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisión y el entendimiento de la información que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Gracias a una reunión bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones. Por ejemplo, en el desarrollo de marca puede ser fundamental reuniir a los equipos de producto, marketing y ventas para que comprendan la visión estratégica.
4. Para crear compromisos individuales o colectivos. Es una buena idea juntar al equipo —o a los líderes de cada equipo— para escuchar cuáles serán sus compromisos para el futuro de la organización. Socializar las responsabilidades sirve de motivación para las personas y para el colectivo.
¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?
En diversas encuestas y estudios sobre productividad laboral, se ha encontrado que muchos profesionales coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las compañías y que la ineficiencia de esta metodología aumenta por la ausencia de procesos formales de planificación, seguimiento, análisis y optimización. Esto da cuenta de que existe una oportunidad importante para implementar mejores prácticas de gestión en la organización de reuniones.
¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?
Para que una reunión sea eficiente se debe trabajar con decisión en su preparación, ejecución y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio.
En esencia, se debe prestar atención a tres momentos clave: antes, durante y después de la reunión, para tener claro el objetivo que se busca con el encuentro.
1. Antes de la reunión
La planificación de una reunión se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) ¿para qué se hará la reunión? Es necesario aclarar a todos los asistentes cuál será el objetivo del encuentro, para que cada uno se pueda preparar y asegurar eficiencia. Algunas de las razones comunes para reunirse son: transmitir información y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentación de acciones y resultados o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) ¿Qué pasa si no se hace la reunión? Aquí se deben discutir las consecuencias de no reunir al equipo, cuestionando la necesidad real. En muchos casos, los objetivos pueden obtenerse con un plan individual o asincrónico. (iii) ¿Cómo se evaluará el cumplimiento del objetivo? Se debe definir un método para evaluar la eficiencia post-evento.
Luego, en la preparación se trabajan tres acciones: (i) definir los asistentes, buscando mantener el grupo reducido para favorecer la productividad; (ii) construir el orden del día detallando los temas en orden lógico para la discusión; (iii) definir la duración y especificar horarios de inicio y fin, respetándolos para no perder productividad.
2. Durante la reunión
Para un debate constructivo es recomendable: (i) presentar claramente el problema o situación a discutir, incluyendo datos relevantes; (ii) permitir que cada asistente haga su diagnóstico; (iii) abrir el espacio para que todos propongan soluciones sin restricciones; (iv) que cada participante evalúe individualmente las opciones; y (v) conducir al grupo hacia la toma de una decisión colectiva.
3. Después de la reunión
La reunión no termina cuando se levanta la sesión. Se debe crear un resumen o acta que incluya: (i) día, hora, lugar y asistentes; (ii) temas tratados, comentarios y conclusiones; (iii) tareas asignadas, responsables y tiempos estimados; (iv) mecanismos de seguimiento; (v) fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo
Para aumentar rápidamente la eficiencia de sus reuniones, tenga en cuenta estos tips:
1. Evite que las reuniones sean usadas por colaboradores para sobresalir personalmente. Prevenga que se conviertan en competencias de ideas y fomente el uso correcto de esta herramienta colaborativa.
2. Limite la duración de las reuniones, preferiblemente no más de dos horas. Encuentros muy largos favorecen la inoperancia.
3. Establezca recesos de cinco minutos al cambiar de tema para que el equipo descanse y se prepare mentalmente.
4. Evite programar reuniones cerca de la hora de almuerzo o fin de jornada para que los asistentes tengan tiempo para sus tareas finales.
5. En caso de divisiones irreconciliables, cambie de tema o suspenda la reunión. Se recomienda dialogar por separado para encontrar puntos en común.
6. No extienda una reunión indefinidamente esperando una conclusión. Si es necesario, programe un nuevo encuentro.
7. Comience las reuniones puntualmente y no actualice a quienes llegan tarde. Prefiera premiar la puntualidad y documentar los incumplimientos en el acta.
8. Asigne previamente los lugares en la mesa para evitar grupos de conversación cerrados y favorecer la discusión abierta.
9. Restringa el uso de dispositivos electrónicos para mantener la concentración completa en la reunión.
10. Controle el tiempo de palabra de cada participante para evitar discursos interminables y fomentar la brevedad.
11. Incentive a todos a expresar sus opiniones, especialmente a quienes son más tímidos o reservados.
12. Fomente la discusión de ideas, pero evite que se convierta en una pelea personal o confrontación entre miembros.
13. Escuche y documente todas las sugerencias e ideas sin menospreciar ninguna.
14. Entregue la palabra a personas de mayor cargo al final de la discusión para evitar influir excesivamente al inicio.
15. Evite usar la reunión como escenario para acusaciones o evaluaciones colectivas.
16. Termine siempre la reunión en una nota positiva para mantener la motivación del equipo.
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Además, para ampliar aprendizajes sobre efectividad y productividad en el trabajo colaborativo, puede consultar recursos como el artículo sobre cómo hacer reuniones más efectivas de Harvard Business Review o el material de Atlassian sobre gestión de agendas.
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