2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores<\/strong>. Convocar a todos los integrantes de la organizaci\u00f3n o a miembros representativos de cada \u00e1rea, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. Tambi\u00e9n se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y as\u00ed elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.<\/p>\n 3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales<\/strong>. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisi\u00f3n y el entendimiento de la informaci\u00f3n que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reuni\u00f3n bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.<\/p>\n 4. Para crear compromisos individuales o colectivos<\/strong>. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo \u2014o a los l\u00edderes de cada equipo\u2014 para escuchar cu\u00e1les ser\u00e1n sus compromisos para el futuro de la organizaci\u00f3n. Socializar las responsabilidades sirve de motivaci\u00f3n para las personas y para el colectivo.<\/p>\n Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una peque\u00f1a investigaci\u00f3n \u2014sin rigurosidad estad\u00edstica en la selecci\u00f3n de la muestra\u2014. Lo que obtuvimos nos pareci\u00f3 interesante y lo compartimos en la siguiente infograf\u00eda:<\/p>\n Al revisar y analizar estos resultados podemos sacar dos conclusiones cortas: (i) la mayor\u00eda de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodolog\u00eda de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificaci\u00f3n, seguimiento, an\u00e1lisis y optimizaci\u00f3n de las reuniones en s\u00ed es casi que nulo.<\/p>\n Para hacer una reuni\u00f3n sea eficiente se debe trabajar con decisi\u00f3n en su preparaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atenci\u00f3n a los tres momentos de una reuni\u00f3n: antes, durante y despu\u00e9s, para tener claro lo que se busca con el encuentro. A continuaci\u00f3n hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno de ellos para apoyar la optimizaci\u00f3n de las reuniones:<\/p>\n La planificaci\u00f3n de una reuni\u00f3n se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) \u00bfpara qu\u00e9 se har\u00e1 la reuni\u00f3n? Es necesario aclararles a todos los asistentes cu\u00e1l ser\u00e1 el objetivo del encuentro<\/a>, y que as\u00ed cada uno se pueda preparar y, as\u00ed, acortar el tiempo gastado para ponerse en contexto. Algunas de las razones comunes para reunirse son: transmitir informaci\u00f3n y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentaci\u00f3n de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) \u00bfQu\u00e9 pasa si no se hace la reuni\u00f3n? Aqu\u00ed se deben discutir cu\u00e1les ser\u00edan las consecuencias por la no realizaci\u00f3n de la reuni\u00f3n. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reuni\u00f3n siempre debe ser la \u00faltima de las opciones \u2014en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincr\u00f3nico\u2014. (iii) \u00bfC\u00f3mo se evaluar\u00e1 el cumplimiento del objetivo? Se tiene que definir un m\u00e9todo que permita la posterior evaluaci\u00f3n de la eficiencia del encuentro.<\/p>\n Superada esta etapa inicial de cuestionamiento y planificaci\u00f3n, la siguiente fase del trabajo previo a la reuni\u00f3n es la preparaci\u00f3n. En esta etapa se deben trabajar tres acciones: (i) la definici\u00f3n de los asistentes al encuentro. El objetivo de este primer punto es vincular a la menor cantidad posible de personas. El \u00e9xito de un comit\u00e9 es inversamente proporcional al n\u00famero de asistentes. (ii) La construcci\u00f3n del orden del d\u00eda<\/strong>. Aqu\u00ed, se debe crear un documento \u2014para enviarlo previamente a los asistentes\u2014 en el que se deben detallar los temas urgentes o los que requieran energ\u00eda mental primero, para ordenar con l\u00f3gica las discusiones. Por ejemplo, no es posible debatir un plan publicitario sin antes discutir el presupuesto. (iii) La definici\u00f3n de la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n. Finalmente, a la citaci\u00f3n de la reuni\u00f3n se debe anexar un estimado del tiempo que se invertir\u00e1; aclarando la hora de inicio y fin del encuentro. Es importante que estos tiempos se respeten para mejorar la productividad del equipo. Si se requiere m\u00e1s tiempo, es preferible programar otra reuni\u00f3n y evitar el desgaste de los asistentes.<\/p>\n En las reuniones, lo que se busca es la exposici\u00f3n individual de ideas y la discusi\u00f3n colectiva de las decisiones. Para tener un debate constructivo y enriquecedor, lo conveniente es: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o la situaci\u00f3n que se discutir\u00e1. Antes de iniciar la discusi\u00f3n, se tienen que exponer la mayor cantidad de datos asociados al problema que se tratar\u00e1 de solucionar, para que todos partan del mismo contexto. Algunas de las preguntas que se deben resolver en esa inducci\u00f3n al problema son: \u00bfpor qu\u00e9 se est\u00e1 presentando?, \u00bfcu\u00e1ndo comenz\u00f3?, \u00bfcon qu\u00e9 frecuencia se presenta?, \u00bfse ha tomado alguna medida?, etc. (ii) Abrir un espacio para que cada asistente presente su diagn\u00f3stico de la situaci\u00f3n. Estas exposiciones sirven para que el equipo conozca todos los puntos de vista y se aproxime al problema con m\u00e1s informaci\u00f3n. (iii) Brindar un espacio a los asistentes para que presenten las posibles soluciones. Las reuniones que se abren a las ideas sin prevenci\u00f3n ni restricci\u00f3n son las m\u00e1s productivas. (iv) Permitir que todos los asistentes eval\u00faen, de forma individual, cada una de las posibles soluciones y emitan sus opiniones. No se trata de crear una democracia deliberativa, sino una participativa. Y, finalmente, (v) conducir al colectivo para que se enfoque en la toma de una decisi\u00f3n.<\/p>\n Una reuni\u00f3n no termina cuando se levanta la sesi\u00f3n. En la \u00faltima parte de la reuni\u00f3n, el organizador debe abordar la creaci\u00f3n de un resumen o acta en el que se deben incluir los siguientes puntos: (i) el d\u00eda, la hora, el lugar y los asistentes a la reuni\u00f3n; (ii) enunciar los aspectos que se trataron durante la deliberaci\u00f3n, los comentarios individualizados y las conclusiones obtenidas; (iii) enumerar las tareas asignadas, los responsables y los tiempos que se invertir\u00e1n en su ejecuci\u00f3n; (iv) definir los mecanismos que se utilizar\u00e1n para el seguimiento de las tareas emprendidas; y (v) la fecha, la hora y el lugar de la pr\u00f3xima reuni\u00f3n.<\/p>\n Para finalizar, presentaremos nuestros mejores tips para que la eficiencia de sus reuniones aumente r\u00e1pidamente:<\/p>\n 1.<\/strong> Evite a toda costa que las reuniones se conviertan en el mecanismo usado por los colaboradores para sobresalir. No caiga en la trampa de los personajes que se apropian del escenario para crear una competencia de ideas. Inculque en el equipo el uso correcto de esta herramienta colaborativa.<\/p>\n 2.<\/strong> Las reuniones deben tener un l\u00edmite de tiempo \u2014ojal\u00e1, no superior a las dos horas\u2014. Los encuentros infinitos se convierten r\u00e1pidamente en el espacio ideal para la inoperancia.<\/p>\n 3.<\/strong> Establezca recesos de cinco minutos cada que se cambia de tema. Lo que se busca con estos cortos recesos es que el equipo respire, atienda peque\u00f1as urgencias y abra la mente a nueva informaci\u00f3n. Cambiar abruptamente de tem\u00e1tica genera confusi\u00f3n y fatiga.<\/p>\n 4.<\/strong> Planifique las reuniones para que no terminen cerca a la hora de almuerzo o al final de la jornada laboral. Siempre deje un espacio despu\u00e9s de la reuni\u00f3n para que los asistentes terminen sus tareas pendientes o cierren la jornada.<\/p>\n 5.<\/strong> Cuando se presenten divisiones irreconciliables de opini\u00f3n cambie de tema o suspenda la reuni\u00f3n. No permita que la reuni\u00f3n se convierta en una discusi\u00f3n sin fin. Luego, dialogue por separado con las partes para empezar el trabajo de encontrar puntos en com\u00fan.<\/p>\n 6.<\/strong> Aunque lo ideal es que cada reuni\u00f3n conduzca a una decisi\u00f3n, es posible que esto no suceda siempre y se necesite de otros encuentros. Nunca prolongue indefinidamente una reuni\u00f3n para tratar de encontrar una conclusi\u00f3n. Es mejor programar un nuevo encuentro.<\/p>\n 7.<\/strong> Inicie las reuniones a la hora acordada y nunca actualice a quienes llegan tarde. Premie a las personas cumplidas y reprenda a los que no lo son. Un buen mecanismo de ense\u00f1anza para los incumplidos es agregar en el acta un listado con quienes llegaron a tiempo y quienes llegaron tarde.<\/p>\n 8.<\/strong> Asigne previamente los lugares que deben ocupar los asistentes en la mesa. Es una buena idea mezclar a las personas para que no se armen grupos de conversaci\u00f3n dentro de la reuni\u00f3n.<\/p>\n 9.<\/strong> Restrinja el uso de dispositivos dentro de la reuni\u00f3n. Haga un esfuerzo para que los participantes est\u00e9n 100 % concentrados en las tem\u00e1ticas que se est\u00e1n discutiendo. Eliminar cualquier distracci\u00f3n aumentar\u00e1 la eficacia del encuentro.<\/p>\n 10.<\/strong> Controle el tiempo<\/a> que se entregar\u00e1 a cada participante para que haga uso de la palabra. No permita los discursos interminables e inaportantes. Fomente la brevedad en el equipo de trabajo.<\/p>\n 11.<\/strong> Empuje a todos para que expresen sus opiniones. Haga hablar a los que callan. Trate de romper los dos tipos de silencio: el producido por la timidez y el generado por la hostilidad.<\/p>\n 12.<\/strong> Estimule la lucha de ideas, pero disuada a quienes la convierten en algo personal. Mantener un buen clima en el equipo es importante. No permita que las reuniones se conviertan en una disputa entre bandos ni mucho menos en un enfrentamiento entre dos personas.<\/p>\n 13.<\/strong> Nunca menosprecie una sugerencia o una idea. Escuche y documente todo lo que se dice durante el encuentro.<\/p>\n 14.<\/strong> Siempre entregue la palabra a las personas de mayor cargo al final de la discusi\u00f3n. Si ellos hablan primero, los dem\u00e1s acomodar\u00e1n sus opiniones.<\/p>\n 15.<\/strong> Nunca convierta una reuni\u00f3n en un escenario para lanzar acusaciones. Las evaluaciones en colectivo no son recomendables.<\/p>\n 16.<\/strong> Termine todas sus reuniones con una nota positiva.<\/p>\n Si desea optimizar su presencia digital y potenciar los resultados de su negocio, considere la asesor\u00eda de una agencia de marketing digital<\/a> especializada. Servicios como SEO<\/a>, Social Media<\/a>, Producci\u00f3n Audiovisual<\/a>, Desarrollo Web<\/a>, Pauta digital<\/a> y Desarrollo de Marca<\/a> pueden marcar la diferencia para fortalecer su estrategia corporativa.<\/p>\n\u00bfSon eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?<\/h2>\n
![\"\u00bfSon](\"https:\/\/delaossa.co\/wp-content\/uploads\/infografia-son-eficientes-las-reuniones.png\")
<\/p>\n\u00bfC\u00f3mo hacer reuniones efectivas de trabajo?<\/h2>\n
1. Antes de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
2. Durante la reuni\u00f3n<\/h3>\n
3. Despu\u00e9s de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo<\/h2>\n