Las reuniones de trabajo hacen parte del d\u00eda a d\u00eda de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los \u00faltimos a\u00f1os, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificaci\u00f3n, la resoluci\u00f3n de problemas, la asignaci\u00f3n de tareas y la evaluaci\u00f3n de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los l\u00edderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de \u00abreunionitis\u00bb y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobre todo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.<\/p>\n
Las reuniones mal manejadas se convierten r\u00e1pidamente en una p\u00e9rdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obst\u00e1culo para la consecuci\u00f3n de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situaci\u00f3n que se quiere resolver, ignorando \u2014quienes las citan\u2014 que las reuniones se deber\u00edan hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincr\u00f3nicos.<\/p>\n
A\u00fan dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socializaci\u00f3n y la soluci\u00f3n de los problemas, y para la evangelizaci\u00f3n desde los l\u00edderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el m\u00e9todo, sino qui\u00e9n lo usa. Las reuniones en s\u00ed no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita a una reuni\u00f3n sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.<\/p>\n
Con este art\u00edculo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus l\u00edderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodolog\u00eda de trabajo colaborativo \u2014sin afirmar que estos son los \u00fanicos, simplemente los que creemos m\u00e1s importantes\u2014:<\/p>\n
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales<\/strong>. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un \u00fanico problema. Muchos equipos funcionan como una l\u00ednea de producci\u00f3n, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy \u00fatiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodolog\u00eda se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para redise\u00f1ar acciones a partir de la retroalimentaci\u00f3n y los resultados obtenidos.<\/p>\n 2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores<\/strong>. Convocar a todos los integrantes de la organizaci\u00f3n o a miembros representativos de cada \u00e1rea, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. Tambi\u00e9n se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y as\u00ed elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.<\/p>\n 3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales<\/strong>. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisi\u00f3n y el entendimiento de la informaci\u00f3n que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reuni\u00f3n bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.<\/p>\n 4. Para crear compromisos individuales o colectivos<\/strong>. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo \u2014o a los l\u00edderes de cada equipo\u2014 para escuchar cu\u00e1les ser\u00e1n sus compromisos para el futuro de la organizaci\u00f3n. Socializar las responsabilidades sirve de motivaci\u00f3n para las personas y para el colectivo.<\/p>\n Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una peque\u00f1a investigaci\u00f3n \u2014sin rigurosidad estad\u00edstica en la selecci\u00f3n de la muestra\u2014. Los resultados revelaron aspectos interesantes sobre la percepci\u00f3n del valor de las reuniones y su eficiencia.<\/p>\n Al analizar estos resultados podemos sacar dos conclusiones clave: (i) la mayor\u00eda de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodolog\u00eda de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificaci\u00f3n, seguimiento, an\u00e1lisis y optimizaci\u00f3n de las reuniones en s\u00ed son casi inexistentes.<\/p>\n Para que una reuni\u00f3n sea eficiente se debe trabajar con decisi\u00f3n en su preparaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atenci\u00f3n a los tres momentos de una reuni\u00f3n: antes, durante y despu\u00e9s, para tener claro lo que se busca con el encuentro. A continuaci\u00f3n, hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno de ellos para apoyar la optimizaci\u00f3n de las reuniones:<\/p>\n La planificaci\u00f3n de una reuni\u00f3n se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales:<\/p>\n Superada la planificaci\u00f3n, la preparaci\u00f3n incluye tres acciones clave:<\/p>\n En las reuniones, se buscan exposiciones individuales de ideas y discusi\u00f3n colectiva para la toma de decisiones. Para un debate constructivo:<\/p>\n La reuni\u00f3n no termina al levantar la sesi\u00f3n. El organizador debe generar un resumen o acta con:<\/p>\n Para aumentar r\u00e1pidamente la eficiencia de tus reuniones, sigue estos consejos:<\/p>\n 1.<\/strong> Evita que las reuniones se conviertan en un mecanismo para que algunos colaboradores sobresalgan a costa de otros. Inculca el uso correcto de esta herramienta colaborativa.<\/p>\n 2.<\/strong> Limita las reuniones a no m\u00e1s de dos horas. Los encuentros infinitos generan inoperancia.<\/p>\n 3.<\/strong> Establece recesos de cinco minutos cada que se cambia de tema para permitir que el equipo descanse y se abra a nueva informaci\u00f3n.<\/p>\n 4.<\/strong> Planifica reuniones para que no terminen justo antes del almuerzo o al final de la jornada laboral, dejando espacio para cerrar tareas o jornada.<\/p>\n 5.<\/strong> Si surgen divisiones irreconciliables, cambia de tema o suspende la reuni\u00f3n. Luego, dialoga por separado para encontrar puntos en com\u00fan.<\/p>\n 6.<\/strong> Una reuni\u00f3n debe concluir en una decisi\u00f3n, pero si no es posible, programa un nuevo encuentro sin prolongar indefinidamente el actual.<\/p>\n 7.<\/strong> Empieza siempre a la hora y no actualices a los que llegan tarde. Premia la puntualidad y registra a los incumplidos en el acta como medida educativa.<\/p>\n 8.<\/strong> Asigna previamente los lugares en la mesa para evitar grupos cerrados de conversaci\u00f3n.<\/p>\n 9.<\/strong> Restringe el uso de dispositivos electr\u00f3nicos para asegurar concentraci\u00f3n total en los temas.<\/p>\n 10.<\/strong> Controla el tiempo<\/a> para cada participante, evitando discursos largos e irrelevantes. Fomenta la brevedad.<\/p>\n 11.<\/strong> Incentiva a todos a expresarse y haz hablar a quienes permanecen en silencio, ya sea por timidez o hostilidad.<\/p>\n 12.<\/strong> Estimula el intercambio de ideas, pero evita que se personalicen conflictos para mantener un buen clima.<\/p>\n 13.<\/strong> Escucha y documenta todas las sugerencias sin menospreciar ninguna.<\/p>\n 14.<\/strong> Deja que las personas de mayor cargo hablen al final para que sus opiniones no condicionen a los dem\u00e1s.<\/p>\n 15.<\/strong> No conviertas las reuniones en espacios para acusaciones o evaluaciones colectivas.<\/p>\n 16.<\/strong> Termina cada reuni\u00f3n con una nota positiva para motivar al equipo.<\/p>\n Si necesitas que te ayuden con la estrategia digital<\/a> de tu negocio, puedes comunicarte con expertos en Redes Sociales<\/a>, SEO<\/a>, Producci\u00f3n Audiovisual<\/a>, Desarrollo Web<\/a>, Pauta Digital<\/a> y Branding<\/a> que pueden ofrecer un acompa\u00f1amiento profesional.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Discutamos, sin filtros, sobre c\u00f3mo lograr reuniones de trabajo efectivas. 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\u00bfC\u00f3mo hacer reuniones efectivas de trabajo?<\/h2>\n
1. Antes de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
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2. Durante la reuni\u00f3n<\/h3>\n
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3. Despu\u00e9s de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
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Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo<\/h2>\n