Las reuniones de trabajo hacen parte del d\u00eda a d\u00eda de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los \u00faltimos a\u00f1os, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificaci\u00f3n, la resoluci\u00f3n de problemas, la asignaci\u00f3n de tareas y la evaluaci\u00f3n de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los l\u00edderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de \u00abreunionitis\u00bb y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobretodo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.<\/p>\n
Las reuniones mal manejadas se convierten r\u00e1pidamente en una p\u00e9rdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obst\u00e1culo para la consecuci\u00f3n de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situaci\u00f3n que se quiere resolver, ignorando \u2014quienes las citan\u2014 que las reuniones se deber\u00edan hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincr\u00f3nicos.<\/p>\n
A\u00fan dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socializaci\u00f3n y la soluci\u00f3n de los problemas, y para la evangelizaci\u00f3n desde los l\u00edderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el m\u00e9todo, sino qui\u00e9n lo usa. Las reuniones en s\u00ed no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita a una reuni\u00f3n sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.<\/p>\n
Con este art\u00edculo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus l\u00edderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodolog\u00eda de trabajo colaborativo \u2014sin afirmar que estos son los \u00fanicos, simplemente los que creemos m\u00e1s importantes\u2014:<\/p>\n
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales<\/strong>. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un \u00fanico problema. Muchos equipos funcionan como una l\u00ednea de producci\u00f3n, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy \u00fatiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodolog\u00eda se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para redise\u00f1ar acciones a partir de la retroalimentaci\u00f3n y los resultados obtenidos.<\/p>\n 2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores<\/strong>. Convocar a todos los integrantes de la organizaci\u00f3n o a miembros representativos de cada \u00e1rea, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. Tambi\u00e9n se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y as\u00ed elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.<\/p>\n 3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales<\/strong>. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisi\u00f3n y el entendimiento de la informaci\u00f3n que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reuni\u00f3n bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.<\/p>\n 4. Para crear compromisos individuales o colectivos<\/strong>. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo \u2014o a los l\u00edderes de cada equipo\u2014 para escuchar cu\u00e1les ser\u00e1n sus compromisos para el futuro de la organizaci\u00f3n. Socializar las responsabilidades sirve de motivaci\u00f3n para las personas y para el colectivo.<\/p>\n Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una peque\u00f1a investigaci\u00f3n \u2014sin rigurosidad estad\u00edstica en la selecci\u00f3n de la muestra\u2014 y obtuvimos resultados interesantes: (i) la mayor\u00eda de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodolog\u00eda de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificaci\u00f3n, seguimiento, an\u00e1lisis y optimizaci\u00f3n de las reuniones en s\u00ed es casi que nulo.<\/p>\n Para que una reuni\u00f3n sea eficiente se debe trabajar con decisi\u00f3n en su preparaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atenci\u00f3n a los tres momentos de una reuni\u00f3n: antes, durante y despu\u00e9s, para tener claro lo que se busca con el encuentro.<\/p>\n La planificaci\u00f3n de una reuni\u00f3n se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) \u00bfpara qu\u00e9 se har\u00e1 la reuni\u00f3n? Es necesario aclararles a todos los asistentes cu\u00e1l ser\u00e1 el objetivo del encuentro<\/a>, y que as\u00ed cada uno se pueda preparar y acortar el tiempo gastado para ponerse en contexto. Algunas de las razones comunes para reunirse son: transmitir informaci\u00f3n y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentaci\u00f3n de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) \u00bfQu\u00e9 pasa si no se hace la reuni\u00f3n? Aqu\u00ed se deben discutir cu\u00e1les ser\u00edan las consecuencias por la no realizaci\u00f3n de la reuni\u00f3n. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reuni\u00f3n siempre debe ser la \u00faltima opci\u00f3n \u2014en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincr\u00f3nico\u2014. (iii) \u00bfC\u00f3mo se evaluar\u00e1 el cumplimiento del objetivo? Se tiene que definir un m\u00e9todo que permita la posterior evaluaci\u00f3n de la eficiencia del encuentro.<\/p>\n Superada esta etapa inicial, la siguiente fase del trabajo previo a la reuni\u00f3n es la preparaci\u00f3n. En esta etapa se deben trabajar tres acciones: (i) la definici\u00f3n de los asistentes al encuentro. El objetivo de este punto es vincular a la menor cantidad posible de personas, porque el \u00e9xito de un comit\u00e9 es inversamente proporcional al n\u00famero de asistentes. (ii) La construcci\u00f3n del orden del d\u00eda: un documento para enviar previamente a los asistentes, donde se detallen los temas urgentes o los que requieren energ\u00eda mental primero, ordenando con l\u00f3gica las discusiones. Por ejemplo, no es posible debatir un plan publicitario sin antes discutir el presupuesto. (iii) Definir la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n, anexando un estimado del tiempo que se invertir\u00e1, aclarando la hora de inicio y fin. Es importante respetar estos tiempos para mejorar la productividad del equipo. Si se requiere m\u00e1s tiempo, es preferible programar otra reuni\u00f3n y evitar el desgaste de los asistentes.<\/p>\n En las reuniones, lo que se busca es la exposici\u00f3n individual de ideas y la discusi\u00f3n colectiva de las decisiones. Para tener un debate constructivo y enriquecedor, lo conveniente es: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o la situaci\u00f3n a discutir. Antes de iniciar, se deben exponer datos asociados para que todos partan del mismo contexto, respondiendo preguntas como: \u00bfpor qu\u00e9 se presenta?, \u00bfcu\u00e1ndo comenz\u00f3?, \u00bfcon qu\u00e9 frecuencia ocurre?, \u00bfse ha tomado alguna medida?, etc. (ii) Abrir un espacio para que cada asistente presente su diagn\u00f3stico. Esto ayuda a conocer todos los puntos de vista y aproximarse al problema con m\u00e1s informaci\u00f3n. (iii) Brindar un espacio para proponer posibles soluciones. Las reuniones abiertas a ideas sin prevenci\u00f3n ni restricci\u00f3n son las m\u00e1s productivas. (iv) Permitir que todos eval\u00faen individualmente cada soluci\u00f3n y emitan opiniones, fomentando una participaci\u00f3n activa, no estrictamente democr\u00e1tica. Finalmente, (v) conducir al colectivo hacia una decisi\u00f3n.<\/p>\n Una reuni\u00f3n no termina cuando se levanta la sesi\u00f3n. El organizador debe crear un resumen o acta incluyendo: (i) fecha, hora, lugar y asistentes; (ii) los temas tratados, comentarios individualizados y conclusiones; (iii) tareas asignadas, responsables y tiempos de ejecuci\u00f3n; (iv) mecanismos para seguimiento; y (v) fecha, hora y lugar de la pr\u00f3xima reuni\u00f3n.<\/p>\n Para finalizar, presentamos los mejores tips para mejorar la eficiencia de las reuniones:<\/p>\n 1.<\/strong> Evite que las reuniones sean usadas por colaboradores para sobresalir. No permita que se conviertan en competencias de ideas. Promueva el uso correcto de esta herramienta colaborativa.<\/p>\n 2.<\/strong> Limite la duraci\u00f3n de las reuniones a no m\u00e1s de dos horas para evitar inoperancia.<\/p>\n 3.<\/strong> Establezca recesos de cinco minutos al cambiar de tema para que el equipo respire, atienda urgencias y abra su mente a nueva informaci\u00f3n. Cambios abruptos producen confusi\u00f3n y fatiga.<\/p>\n 4.<\/strong> Programe las reuniones para evitar que terminen cerca de la hora de almuerzo o final de jornada, dejando espacio para actividades posteriores.<\/p>\n 5.<\/strong> Si surgen divisiones irreconciliables, cambie de tema o suspenda la reuni\u00f3n para dialogar por separado con las partes involucradas y encontrar puntos en com\u00fan.<\/p>\n 6.<\/strong> No extienda una reuni\u00f3n indefinidamente tratando de llegar a una conclusi\u00f3n si no es posible; programe un nuevo encuentro.<\/p>\n 7.<\/strong> Comience puntual y no repase informaci\u00f3n para quienes lleguen tarde. Incentive la puntualidad incluyendo un listado de asistentes cumplidos y tard\u00edos en el acta.<\/p>\n 8.<\/strong> Asigne ubicaciones previas en la mesa para mezclar a los asistentes y evitar grupos exclusivos que dificulten la conversaci\u00f3n general.<\/p>\n 9.<\/strong> Limite el uso de dispositivos para aumentar la concentraci\u00f3n y eficacia.<\/p>\n 10.<\/strong> Controle el tiempo que cada participante usa para hablar, evitando discursos largos e irrelevantes. Fomente la brevedad.<\/p>\n 11.<\/strong> Anime a todos a expresar sus opiniones y rompa silencios producidos por timidez o hostilidad.<\/p>\n 12.<\/strong> Estimule la discusi\u00f3n de ideas, pero no permita que se convierta en confrontaciones personales. Mantenga un buen clima.<\/p>\n 13.<\/strong> Escuche y documente todas las sugerencias e ideas; nunca las menosprecie.<\/p>\n 14.<\/strong> D\u00e9 la palabra al final a las personas de mayor rango para no influir previamente en las opiniones.<\/p>\n 15.<\/strong> Evite convertir las reuniones en espacios de acusaciones o evaluaciones colectivas.<\/p>\n 16.<\/strong> Termine siempre con una nota positiva.<\/p>\n En el contexto de marketing digital<\/a>, las reuniones efectivas son decisivas para el \u00e9xito de estrategias que involucren \u00e1reas como SEO<\/a>, Social Media<\/a>, Producci\u00f3n Audiovisual<\/a>, Desarrollo Web<\/a>, Pauta digital<\/a> y Branding<\/a>. Si necesitas ayuda para dise\u00f1ar y ejecutar la estrategia digital de tu empresa o mejorar la comunicaci\u00f3n interna, acu\u00e9rdate que Conker es una excelente agencia en estas \u00e1reas.<\/p>\n\u00bfSon eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?<\/h2>\n
\u00bfC\u00f3mo hacer reuniones efectivas de trabajo?<\/h2>\n
1. Antes de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
2. Durante la reuni\u00f3n<\/h3>\n
3. Despu\u00e9s de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo<\/h2>\n