Las reuniones de trabajo hacen parte del d\u00eda a d\u00eda de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los \u00faltimos a\u00f1os, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificaci\u00f3n, la resoluci\u00f3n de problemas, la asignaci\u00f3n de tareas y la evaluaci\u00f3n de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los l\u00edderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de \u00abreunionitis\u00bb y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobre todo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.<\/p>\n
Las reuniones mal manejadas se convierten r\u00e1pidamente en una p\u00e9rdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obst\u00e1culo para la consecuci\u00f3n de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situaci\u00f3n que se quiere resolver, ignorando \u2014quienes las citan\u2014 que las reuniones se deber\u00edan hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincr\u00f3nicos.<\/p>\n
A\u00fan dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socializaci\u00f3n y la soluci\u00f3n de los problemas, y para la evangelizaci\u00f3n desde los l\u00edderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el m\u00e9todo, sino qui\u00e9n lo usa. Las reuniones en s\u00ed no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita una reuni\u00f3n sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.<\/p>\n
Con este art\u00edculo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus l\u00edderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodolog\u00eda de trabajo colaborativo \u2014sin afirmar que estos son los \u00fanicos, simplemente los que creemos m\u00e1s importantes\u2014:<\/p>\n
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales<\/strong>. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un \u00fanico problema. Muchos equipos funcionan como una l\u00ednea de producci\u00f3n, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy \u00fatiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodolog\u00eda se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para redise\u00f1ar acciones a partir de la retroalimentaci\u00f3n y los resultados obtenidos.<\/p>\n 2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores<\/strong>. Convocar a todos los integrantes de la organizaci\u00f3n o a miembros representativos de cada \u00e1rea, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. Tambi\u00e9n se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y as\u00ed elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.<\/p>\n 3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales<\/strong>. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisi\u00f3n y el entendimiento de la informaci\u00f3n que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reuni\u00f3n bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.<\/p>\n 4. Para crear compromisos individuales o colectivos<\/strong>. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo \u2014o a los l\u00edderes de cada equipo\u2014 para escuchar cu\u00e1les ser\u00e1n sus compromisos para el futuro de la organizaci\u00f3n. Socializar las responsabilidades sirve de motivaci\u00f3n para las personas y para el colectivo.<\/p>\n Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una peque\u00f1a investigaci\u00f3n \u2014sin rigurosidad estad\u00edstica en la selecci\u00f3n de la muestra\u2014. Los resultados nos parecieron interesantes y destacaron dos puntos: (i) la mayor\u00eda de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodolog\u00eda aumenta porque los procesos de planificaci\u00f3n, seguimiento, an\u00e1lisis y optimizaci\u00f3n de las reuniones son casi inexistentes.<\/p>\n Para que una reuni\u00f3n sea eficiente, se debe trabajar con decisi\u00f3n en su preparaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atenci\u00f3n a los tres momentos de una reuni\u00f3n: antes, durante y despu\u00e9s, para tener claro lo que se busca con el encuentro. A continuaci\u00f3n hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno de ellos para apoyar la optimizaci\u00f3n de las reuniones:<\/p>\n La planificaci\u00f3n de una reuni\u00f3n se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) \u00bfpara qu\u00e9 se har\u00e1 la reuni\u00f3n? Es necesario aclararles a todos los asistentes cu\u00e1l ser\u00e1 el objetivo del encuentro<\/a>, y as\u00ed cada uno se puede preparar y acortar el tiempo gastado para ponerse en contexto. Algunas razones comunes para reunirse incluyen transmitir informaci\u00f3n y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentaci\u00f3n de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) \u00bfQu\u00e9 pasa si no se hace la reuni\u00f3n? Aqu\u00ed se deben discutir las consecuencias de no realizarla. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reuni\u00f3n siempre debe ser la \u00faltima opci\u00f3n \u2014en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincr\u00f3nico\u2014. (iii) \u00bfC\u00f3mo se evaluar\u00e1 el cumplimiento del objetivo? Se debe definir un m\u00e9todo que permita posteriormente evaluar la eficiencia del encuentro.<\/p>\n Luego, la preparaci\u00f3n incluye: (i) la definici\u00f3n precisa de los asistentes, buscando vincular a la menor cantidad posible de personas, ya que el \u00e9xito suele ser inversamente proporcional al n\u00famero de asistentes; (ii) la construcci\u00f3n del orden del d\u00eda en un documento para enviar previamente a los asistentes, donde se detallen los temas urgentes o que requieran energ\u00eda mental primero, ordenando con l\u00f3gica las discusiones; y (iii) la definici\u00f3n de la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n, anexando un estimado del tiempo que se invertir\u00e1, con hora de inicio y fin para mejorar la productividad. Si se requiere m\u00e1s tiempo, es preferible programar otra reuni\u00f3n para evitar desgastar a los asistentes.<\/p>\n En las reuniones, lo que se busca es la exposici\u00f3n individual de ideas y la discusi\u00f3n colectiva de las decisiones. Para un debate constructivo y enriquecedor es conveniente: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o situaci\u00f3n a discutir, exponiendo la mayor cantidad de datos asociados para partir del mismo contexto; (ii) abrir un espacio para que cada asistente presente su diagn\u00f3stico; (iii) brindar un espacio para que los asistentes propongan posibles soluciones sin restricci\u00f3n, fomentando la productividad; (iv) permitir que todos eval\u00faen individualmente cada soluci\u00f3n y emitan opiniones de forma participativa; y (v) conducir al colectivo hacia la toma de una decisi\u00f3n.<\/p>\n La reuni\u00f3n no termina cuando se levanta la sesi\u00f3n. El organizador debe crear un resumen o acta que incluya: (i) el d\u00eda, la hora, el lugar y los asistentes; (ii) los aspectos tratados, comentarios individuales y conclusiones; (iii) las tareas asignadas, responsables y tiempos de ejecuci\u00f3n; (iv) los mecanismos para seguimiento; y (v) la fecha, hora y lugar de la pr\u00f3xima reuni\u00f3n.<\/p>\n Para finalizar, presentamos nuestros mejores tips<\/a> para aumentar la eficiencia de sus reuniones r\u00e1pidamente:<\/p>\n 1.<\/strong> Evite que las reuniones sean usadas para que algunos colaboradores sobresalgan de manera individualista. Inculque en el equipo el uso adecuado de esta herramienta colaborativa.<\/p>\n 2.<\/strong> Limite las reuniones a un m\u00e1ximo de dos horas. Los encuentros demasiado largos se vuelven poco productivos.<\/p>\n 3.<\/strong> Establezca recesos de cinco minutos cada vez que se cambia de tema para que el equipo respire, atienda urgencias y se prepare para nueva informaci\u00f3n.<\/p>\n 4.<\/strong> Planifique las reuniones evitando que terminen cerca de la hora de almuerzo o fin de jornada, dejando espacio al final para que los asistentes puedan concluir tareas o cerrar su d\u00eda.<\/p>\n 5.<\/strong> Si hay divisiones irreconciliables, cambie de tema o suspenda la reuni\u00f3n para dialogar en privado y buscar puntos en com\u00fan luego.<\/p>\n 6.<\/strong> Aunque lo ideal es que cada reuni\u00f3n culmine en una decisi\u00f3n, si no es posible programe un nuevo encuentro sin prolongar indefinidamente el primero.<\/p>\n 7.<\/strong> Inicie las reuniones puntualmente y no repase informaci\u00f3n a quienes lleguen tarde. Premie la puntualidad y sancione los incumplimientos, incluso registrando en el acta qui\u00e9nes llegaron a tiempo y tarde.<\/p>\n 8.<\/strong> Asigne previamente los lugares de los asistentes para evitar que se formen grupos que dificulten la din\u00e1mica general.<\/p>\n 9.<\/strong> Restringa el uso de dispositivos para mantener la concentraci\u00f3n plena en las tem\u00e1ticas a discutir.<\/p>\n 10.<\/strong> Controle el tiempo de palabra de cada participante para evitar discursos extensos e irrelevantes, promoviendo la brevedad.<\/p>\n 11.<\/strong> Estimule la participaci\u00f3n de todos, fomentando que quienes son t\u00edmidos o reacios expresen sus opiniones.<\/p>\n 12.<\/strong> Promueva la discusi\u00f3n de ideas pero desaliente que se hagan ataques personales, manteniendo un ambiente respetuoso.<\/p>\n 13.<\/strong> Nunca minimice una sugerencia; escuche y documente todo lo dicho durante la reuni\u00f3n.<\/p>\n 14.<\/strong> Deje la palabra al final a las personas con mayor cargo para que sus opiniones no condicionen a los dem\u00e1s previamente.<\/p>\n 15.<\/strong> Evite que las reuniones sean espacios para acusaciones, pues la evaluaci\u00f3n en colectivo no es aconsejable.<\/p>\n 16.<\/strong> Termine todas sus reuniones con una nota positiva que motive al equipo.<\/p>\n Asimismo, recordamos que para impulsar efectivamente la SEO<\/a>, fortalecer la presencia en Social Media<\/a>, o potenciar resultados con Pauta digital<\/a>, Producci\u00f3n Audiovisual<\/a>, Desarrollo Web<\/a> y Desarrollo de Marca o Branding<\/a>, es fundamental aplicar estrategias conjuntas y bien planificadas, donde las reuniones efectivas son parte crucial del proceso.<\/p>\n\u00bfSon eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?<\/h2>\n
\u00bfC\u00f3mo hacer reuniones efectivas de trabajo?<\/h2>\n
1. Antes de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
2. Durante la reuni\u00f3n<\/h3>\n
3. Despu\u00e9s de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo<\/h2>\n