Las reuniones de trabajo hacen parte del d\u00eda a d\u00eda de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los \u00faltimos a\u00f1os, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificaci\u00f3n, la resoluci\u00f3n de problemas, la asignaci\u00f3n de tareas y la evaluaci\u00f3n de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los l\u00edderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de \u00abreunionitis\u00bb y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobre todo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.<\/p>\n
Las reuniones mal manejadas se convierten r\u00e1pidamente en una p\u00e9rdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obst\u00e1culo para la consecuci\u00f3n de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situaci\u00f3n que se quiere resolver, ignorando \u2014quienes las citan\u2014 que las reuniones se deber\u00edan hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincr\u00f3nicos.<\/p>\n
A\u00fan dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socializaci\u00f3n y la soluci\u00f3n de los problemas, y para la evangelizaci\u00f3n desde los l\u00edderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el m\u00e9todo, sino qui\u00e9n lo usa. Las reuniones en s\u00ed no son la causa de la improductividad; lo que causa la ineficiencia es quien cita una reuni\u00f3n sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.<\/p>\n
Con este art\u00edculo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus l\u00edderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodolog\u00eda de trabajo colaborativo \u2014sin afirmar que estos son los \u00fanicos, simplemente los que creemos m\u00e1s importantes\u2014:<\/p>\n
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales<\/strong>. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un \u00fanico problema. Muchos equipos funcionan como una l\u00ednea de producci\u00f3n, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Las reuniones son muy \u00fatiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodolog\u00eda se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para redise\u00f1ar acciones a partir de la retroalimentaci\u00f3n y los resultados obtenidos.<\/p>\n 2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores<\/strong>. Convocar a todos los integrantes de la organizaci\u00f3n o a miembros representativos de cada \u00e1rea, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro buen uso que se le puede dar a las reuniones. Tambi\u00e9n se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y as\u00ed elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.<\/p>\n 3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales<\/strong>. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisi\u00f3n y el entendimiento de la informaci\u00f3n que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reuni\u00f3n bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.<\/p>\n 4. Para crear compromisos individuales o colectivos<\/strong>. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo \u2014o a los l\u00edderes de cada equipo\u2014 para escuchar cu\u00e1les ser\u00e1n sus compromisos para el futuro de la organizaci\u00f3n. Socializar las responsabilidades sirve de motivaci\u00f3n para las personas y para el colectivo.<\/p>\n Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en empresas con las que tenemos contacto permanente. Lo que obtuvimos nos pareci\u00f3 interesante y lo compartimos aqu\u00ed:<\/p>\n Al revisar y analizar estos resultados podemos sacar dos conclusiones cortas: (i) la mayor\u00eda de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodolog\u00eda de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificaci\u00f3n, seguimiento, an\u00e1lisis y optimizaci\u00f3n de las reuniones son casi nulos.<\/p>\n Para que una reuni\u00f3n sea eficiente, se debe trabajar con decisi\u00f3n en su preparaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, se debe prestar atenci\u00f3n a los tres momentos de una reuni\u00f3n: antes, durante y despu\u00e9s, para tener claro qu\u00e9 se busca con el encuentro. A continuaci\u00f3n hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno para apoyar la optimizaci\u00f3n de las reuniones:<\/p>\n La planificaci\u00f3n de una reuni\u00f3n se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) \u00bfpara qu\u00e9 se har\u00e1 la reuni\u00f3n? Es necesario aclararles a todos los asistentes cu\u00e1l ser\u00e1 el objetivo del encuentro<\/a>, para que cada uno se pueda preparar y as\u00ed acortar el tiempo gastado en ponerse en contexto. Algunas de las razones comunes para reunirse son: transmitir informaci\u00f3n y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentaci\u00f3n de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) \u00bfQu\u00e9 pasa si no se hace la reuni\u00f3n? Aqu\u00ed se deben discutir las consecuencias por la no realizaci\u00f3n de la reuni\u00f3n. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reuni\u00f3n siempre debe ser la \u00faltima opci\u00f3n \u2014en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincr\u00f3nico\u2014. (iii) \u00bfC\u00f3mo se evaluar\u00e1 el cumplimiento del objetivo? Se tiene que definir un m\u00e9todo que permita la posterior evaluaci\u00f3n de la eficiencia del encuentro.<\/p>\n Superada esta etapa inicial de cuestionamiento y planificaci\u00f3n, la siguiente fase del trabajo previo a la reuni\u00f3n incluye tres acciones: (i) la definici\u00f3n de los asistentes. El objetivo es vincular a la menor cantidad posible de personas. El \u00e9xito de un comit\u00e9 es inversamente proporcional al n\u00famero de asistentes. (ii) La construcci\u00f3n del orden del d\u00eda<\/a>. Se debe crear un documento \u2014para enviar previamente a los asistentes\u2014 que detalle los temas urgentes o los que requieran energ\u00eda mental primero, para ordenar con l\u00f3gica las discusiones. Por ejemplo, no es posible debatir un plan publicitario sin antes discutir el presupuesto. (iii) La definici\u00f3n de la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n, con el estimado del tiempo que se invertir\u00e1; aclarando la hora de inicio y fin del encuentro. Es importante que estos tiempos se respeten para mejorar la productividad. Si se requiere m\u00e1s tiempo, es preferible programar otra reuni\u00f3n y evitar el desgaste de los asistentes.<\/p>\n En las reuniones, lo que se busca es la exposici\u00f3n individual de ideas y la discusi\u00f3n colectiva de las decisiones. Para tener un debate constructivo y enriquecedor, lo conveniente es: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o la situaci\u00f3n que se discutir\u00e1. Antes de iniciar la discusi\u00f3n, se deben exponer la mayor cantidad de datos asociados al problema que se tratar\u00e1 de solucionar, para que todos partan del mismo contexto. Algunas de las preguntas que se deben resolver en esa inducci\u00f3n son: \u00bfpor qu\u00e9 se est\u00e1 presentando?, \u00bfcu\u00e1ndo comenz\u00f3?, \u00bfcon qu\u00e9 frecuencia se presenta?, \u00bfse ha tomado alguna medida?, etc. (ii) Abrir un espacio para que cada asistente presente su diagn\u00f3stico de la situaci\u00f3n. Estas exposiciones sirven para que el equipo conozca todos los puntos de vista y se aproxime al problema con m\u00e1s informaci\u00f3n. (iii) Brindar un espacio a los asistentes para presentar posibles soluciones. Las reuniones que se abren a las ideas sin prevenci\u00f3n ni restricci\u00f3n son las m\u00e1s productivas. (iv) Permitir que todos los asistentes eval\u00faen individualmente cada posible soluci\u00f3n y emitan sus opiniones. No se trata de crear una democracia deliberativa, sino una participativa. Y, finalmente, (v) conducir al colectivo para facilitar la toma de una decisi\u00f3n.<\/p>\n Una reuni\u00f3n no termina cuando se levanta la sesi\u00f3n. En la \u00faltima parte, el organizador debe elaborar un resumen o acta que incluya: (i) el d\u00eda, la hora, el lugar y los asistentes; (ii) los aspectos tratados, comentarios individualizados y conclusiones obtenidas; (iii) las tareas asignadas, responsables y tiempos para su ejecuci\u00f3n; (iv) los mecanismos para el seguimiento de las tareas; y (v) la fecha, hora y lugar de la pr\u00f3xima reuni\u00f3n.<\/p>\n Para finalizar, presentamos nuestros mejores tips para aumentar r\u00e1pidamente la eficiencia de las reuniones:<\/p>\n 1.<\/strong> Evite que las reuniones se conviertan en mecanismos para que colaboradores sobresalgan individualmente. No permita que personajes se apropien del escenario para crear una competencia de ideas. Inculque en el equipo el uso correcto de esta herramienta colaborativa.<\/p>\n 2.<\/strong> Limite la duraci\u00f3n de las reuniones, preferiblemente no m\u00e1s de dos horas. Los encuentros infinitos se convierten r\u00e1pidamente en espacios de inoperancia.<\/p>\n 3.<\/strong> Establezca recesos de cinco minutos al cambiar de tema para que el equipo respire, atienda urgencias y abra la mente a nueva informaci\u00f3n. Cambiar abruptamente de tem\u00e1tica genera confusi\u00f3n y fatiga.<\/p>\n 4.<\/strong> Planifique que las reuniones no terminen cerca de la hora de almuerzo o al finalizar la jornada laboral. Deje siempre un espacio post-reuni\u00f3n para que los asistentes completen tareas pendientes.<\/p>\n 5.<\/strong> Si surgen divisiones irreconciliables, cambie de tema o suspenda la reuni\u00f3n. No permita una discusi\u00f3n sin fin. Luego, dialogue por separado con las partes para encontrar puntos en com\u00fan.<\/p>\n 6.<\/strong> Aunque idealmente cada reuni\u00f3n conduzca a una decisi\u00f3n, si no es as\u00ed, programe nuevos encuentros en lugar de prolongar indefinidamente una misma sesi\u00f3n.<\/p>\n 7.<\/strong> Comience puntualmente y no actualice a los que llegan tarde. Premie la puntualidad y registre en el acta qui\u00e9nes llegaron a tiempo y qui\u00e9nes no.<\/p>\n 8.<\/strong> Asigne previamente los lugares de los asistentes para evitar formaci\u00f3n de grupos cerrados y promover interacci\u00f3n amplia.<\/p>\n 9.<\/strong> Restrinja el uso de dispositivos durante la reuni\u00f3n para maximizar la concentraci\u00f3n en las tem\u00e1ticas.<\/p>\n 10.<\/strong> Controle el tiempo<\/a> asignado a cada participante para evitar discursos interminables y fomentar la brevedad.<\/p>\n 11.<\/strong> Incentive a todos a expresar su opini\u00f3n, rompiendo el silencio generado por timidez o hostilidad.<\/p>\n 12.<\/strong> Estimule la discusi\u00f3n de ideas pero evite enfrentamientos personales. Mantenga un buen clima en el equipo.<\/p>\n 13.<\/strong> Nunca menosprecie sugerencias o ideas. Escuche y documente todo lo que se dice.<\/p>\n 14.<\/strong> D\u00e9 la palabra al personal de mayor jerarqu\u00eda al final para que los dem\u00e1s formen opiniones sinceras primero.<\/p>\n 15.<\/strong> No permita que la reuni\u00f3n sea un escenario para lanzarse acusaciones. Las evaluaciones colectivas no son recomendables.<\/p>\n 16.<\/strong> Termine siempre con una nota positiva para mantener la motivaci\u00f3n del equipo.<\/p>\n \u00bfNecesitas ayuda profesional para potenciar tu estrategia SEO<\/a>, mejorar tus Redes Sociales<\/a>, potenciar tu Producci\u00f3n Audiovisual<\/a>, desarrollar un sitio web eficiente con Desarrollo Web<\/a>, optimizar tu inversi\u00f3n en Pauta digital<\/a> o crear una imagen s\u00f3lida con Desarrollo de Marca<\/a>? Cont\u00e1ctanos v\u00eda WhatsApp<\/a> y hablamos de la mejor estrategia para tu negocio.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Discutamos, sin filtros, sobre c\u00f3mo lograr reuniones de trabajo efectivas. 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\u00bfC\u00f3mo hacer reuniones efectivas de trabajo?<\/h2>\n
1. Antes de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
2. Durante la reuni\u00f3n<\/h3>\n
3. Despu\u00e9s de la reuni\u00f3n<\/h3>\n
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo<\/h2>\n