Las reuniones de trabajo hacen parte del día a día de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los últimos años, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificación, la resolución de problemas, la asignación de tareas y la evaluación de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los líderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de «reunionitis» y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobretodo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.
Las reuniones mal manejadas se convierten rápidamente en una pérdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obstáculo para la consecución de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situación que se quiere resolver, ignorando —quienes las citan— que las reuniones se deberían hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincrónicos.
Aún dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socialización y la solución de los problemas, y para la evangelización desde los líderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el método, sino quién lo usa. Las reuniones en sí no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita a una reunión sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.
¿Para qué sirven las reuniones en una empresa?
Con este artículo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus líderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodología de trabajo colaborativo —sin afirmar que estos son los únicos, simplemente los que creemos más importantes—:
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un único problema. Muchos equipos funcionan como una línea de producción, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy útiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodología se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para rediseñar acciones a partir de la retroalimentación y los resultados obtenidos.
2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores. Convocar a todos los integrantes de la organización o a miembros representativos de cada área, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. También se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y así elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.
3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisión y el entendimiento de la información que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reunión bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.
4. Para crear compromisos individuales o colectivos. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo —o a los líderes de cada equipo— para escuchar cuáles serán sus compromisos para el futuro de la organización. Socializar las responsabilidades sirve de motivación para las personas y para el colectivo.
¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?
Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una pequeña investigación —sin rigurosidad estadística en la selección de la muestra— y obtuvimos resultados interesantes: (i) la mayoría de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodología de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificación, seguimiento, análisis y optimización de las reuniones en sí es casi que nulo.
¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?
Para que una reunión sea eficiente se debe trabajar con decisión en su preparación, ejecución y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atención a los tres momentos de una reunión: antes, durante y después, para tener claro lo que se busca con el encuentro.
1. Antes de la reunión
La planificación de una reunión se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) ¿para qué se hará la reunión? Es necesario aclararles a todos los asistentes cuál será el objetivo del encuentro, y que así cada uno se pueda preparar y acortar el tiempo gastado para ponerse en contexto. Algunas de las razones comunes para reunirse son: transmitir información y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentación de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) ¿Qué pasa si no se hace la reunión? Aquí se deben discutir cuáles serían las consecuencias por la no realización de la reunión. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reunión siempre debe ser la última opción —en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincrónico—. (iii) ¿Cómo se evaluará el cumplimiento del objetivo? Se tiene que definir un método que permita la posterior evaluación de la eficiencia del encuentro.
Superada esta etapa inicial, la siguiente fase del trabajo previo a la reunión es la preparación. En esta etapa se deben trabajar tres acciones: (i) la definición de los asistentes al encuentro. El objetivo de este punto es vincular a la menor cantidad posible de personas, porque el éxito de un comité es inversamente proporcional al número de asistentes. (ii) La construcción del orden del día: un documento para enviar previamente a los asistentes, donde se detallen los temas urgentes o los que requieren energía mental primero, ordenando con lógica las discusiones. Por ejemplo, no es posible debatir un plan publicitario sin antes discutir el presupuesto. (iii) Definir la duración de la reunión, anexando un estimado del tiempo que se invertirá, aclarando la hora de inicio y fin. Es importante respetar estos tiempos para mejorar la productividad del equipo. Si se requiere más tiempo, es preferible programar otra reunión y evitar el desgaste de los asistentes.
2. Durante la reunión
En las reuniones, lo que se busca es la exposición individual de ideas y la discusión colectiva de las decisiones. Para tener un debate constructivo y enriquecedor, lo conveniente es: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o la situación a discutir. Antes de iniciar, se deben exponer datos asociados para que todos partan del mismo contexto, respondiendo preguntas como: ¿por qué se presenta?, ¿cuándo comenzó?, ¿con qué frecuencia ocurre?, ¿se ha tomado alguna medida?, etc. (ii) Abrir un espacio para que cada asistente presente su diagnóstico. Esto ayuda a conocer todos los puntos de vista y aproximarse al problema con más información. (iii) Brindar un espacio para proponer posibles soluciones. Las reuniones abiertas a ideas sin prevención ni restricción son las más productivas. (iv) Permitir que todos evalúen individualmente cada solución y emitan opiniones, fomentando una participación activa, no estrictamente democrática. Finalmente, (v) conducir al colectivo hacia una decisión.
3. Después de la reunión
Una reunión no termina cuando se levanta la sesión. El organizador debe crear un resumen o acta incluyendo: (i) fecha, hora, lugar y asistentes; (ii) los temas tratados, comentarios individualizados y conclusiones; (iii) tareas asignadas, responsables y tiempos de ejecución; (iv) mecanismos para seguimiento; y (v) fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo
Para finalizar, presentamos los mejores tips para mejorar la eficiencia de las reuniones:
1. Evite que las reuniones sean usadas por colaboradores para sobresalir. No permita que se conviertan en competencias de ideas. Promueva el uso correcto de esta herramienta colaborativa.
2. Limite la duración de las reuniones a no más de dos horas para evitar inoperancia.
3. Establezca recesos de cinco minutos al cambiar de tema para que el equipo respire, atienda urgencias y abra su mente a nueva información. Cambios abruptos producen confusión y fatiga.
4. Programe las reuniones para evitar que terminen cerca de la hora de almuerzo o final de jornada, dejando espacio para actividades posteriores.
5. Si surgen divisiones irreconciliables, cambie de tema o suspenda la reunión para dialogar por separado con las partes involucradas y encontrar puntos en común.
6. No extienda una reunión indefinidamente tratando de llegar a una conclusión si no es posible; programe un nuevo encuentro.
7. Comience puntual y no repase información para quienes lleguen tarde. Incentive la puntualidad incluyendo un listado de asistentes cumplidos y tardíos en el acta.
8. Asigne ubicaciones previas en la mesa para mezclar a los asistentes y evitar grupos exclusivos que dificulten la conversación general.
9. Limite el uso de dispositivos para aumentar la concentración y eficacia.
10. Controle el tiempo que cada participante usa para hablar, evitando discursos largos e irrelevantes. Fomente la brevedad.
11. Anime a todos a expresar sus opiniones y rompa silencios producidos por timidez o hostilidad.
12. Estimule la discusión de ideas, pero no permita que se convierta en confrontaciones personales. Mantenga un buen clima.
13. Escuche y documente todas las sugerencias e ideas; nunca las menosprecie.
14. Dé la palabra al final a las personas de mayor rango para no influir previamente en las opiniones.
15. Evite convertir las reuniones en espacios de acusaciones o evaluaciones colectivas.
16. Termine siempre con una nota positiva.
En el contexto de marketing digital, las reuniones efectivas son decisivas para el éxito de estrategias que involucren áreas como SEO, Social Media, Producción Audiovisual, Desarrollo Web, Pauta digital y Branding. Si necesitas ayuda para diseñar y ejecutar la estrategia digital de tu empresa o mejorar la comunicación interna, acuérdate que Conker es una excelente agencia en estas áreas.
Finalmente, si quieres hablar por WhatsApp con expertos que te puedan asesorar en estrategia digital y optimización de reuniones en tu negocio, no dudes en hacerlo. Una reunión bien ejecutada no solo ahorra tiempo, también puede significar el éxito.