Las reuniones de trabajo hacen parte del día a día de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los últimos años, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificación, la resolución de problemas, la asignación de tareas y la evaluación de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los líderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de «reunionitis» y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobre todo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.
Las reuniones mal manejadas se convierten rápidamente en una pérdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obstáculo para la consecución de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situación que se quiere resolver, ignorando —quienes las citan— que las reuniones se deberían hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincrónicos.
Aún dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socialización y la solución de los problemas, y para la evangelización desde los líderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el método, sino quién lo usa. Las reuniones en sí no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita una reunión sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.
¿Para qué sirven las reuniones en una empresa?
Con este artículo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus líderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodología de trabajo colaborativo —sin afirmar que estos son los únicos, simplemente los que creemos más importantes—:
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un único problema. Muchos equipos funcionan como una línea de producción, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy útiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodología se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para rediseñar acciones a partir de la retroalimentación y los resultados obtenidos.
2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores. Convocar a todos los integrantes de la organización o a miembros representativos de cada área, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. También se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y así elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.
3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisión y el entendimiento de la información que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reunión bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.
4. Para crear compromisos individuales o colectivos. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo —o a los líderes de cada equipo— para escuchar cuáles serán sus compromisos para el futuro de la organización. Socializar las responsabilidades sirve de motivación para las personas y para el colectivo.
¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?
Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una pequeña investigación —sin rigurosidad estadística en la selección de la muestra—. Los resultados nos parecieron interesantes y destacaron dos puntos: (i) la mayoría de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodología aumenta porque los procesos de planificación, seguimiento, análisis y optimización de las reuniones son casi inexistentes.
¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?
Para que una reunión sea eficiente, se debe trabajar con decisión en su preparación, ejecución y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atención a los tres momentos de una reunión: antes, durante y después, para tener claro lo que se busca con el encuentro. A continuación hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno de ellos para apoyar la optimización de las reuniones:
1. Antes de la reunión
La planificación de una reunión se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) ¿para qué se hará la reunión? Es necesario aclararles a todos los asistentes cuál será el objetivo del encuentro, y así cada uno se puede preparar y acortar el tiempo gastado para ponerse en contexto. Algunas razones comunes para reunirse incluyen transmitir información y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentación de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) ¿Qué pasa si no se hace la reunión? Aquí se deben discutir las consecuencias de no realizarla. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reunión siempre debe ser la última opción —en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincrónico—. (iii) ¿Cómo se evaluará el cumplimiento del objetivo? Se debe definir un método que permita posteriormente evaluar la eficiencia del encuentro.
Luego, la preparación incluye: (i) la definición precisa de los asistentes, buscando vincular a la menor cantidad posible de personas, ya que el éxito suele ser inversamente proporcional al número de asistentes; (ii) la construcción del orden del día en un documento para enviar previamente a los asistentes, donde se detallen los temas urgentes o que requieran energía mental primero, ordenando con lógica las discusiones; y (iii) la definición de la duración de la reunión, anexando un estimado del tiempo que se invertirá, con hora de inicio y fin para mejorar la productividad. Si se requiere más tiempo, es preferible programar otra reunión para evitar desgastar a los asistentes.
2. Durante la reunión
En las reuniones, lo que se busca es la exposición individual de ideas y la discusión colectiva de las decisiones. Para un debate constructivo y enriquecedor es conveniente: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o situación a discutir, exponiendo la mayor cantidad de datos asociados para partir del mismo contexto; (ii) abrir un espacio para que cada asistente presente su diagnóstico; (iii) brindar un espacio para que los asistentes propongan posibles soluciones sin restricción, fomentando la productividad; (iv) permitir que todos evalúen individualmente cada solución y emitan opiniones de forma participativa; y (v) conducir al colectivo hacia la toma de una decisión.
3. Después de la reunión
La reunión no termina cuando se levanta la sesión. El organizador debe crear un resumen o acta que incluya: (i) el día, la hora, el lugar y los asistentes; (ii) los aspectos tratados, comentarios individuales y conclusiones; (iii) las tareas asignadas, responsables y tiempos de ejecución; (iv) los mecanismos para seguimiento; y (v) la fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo
Para finalizar, presentamos nuestros mejores tips para aumentar la eficiencia de sus reuniones rápidamente:
1. Evite que las reuniones sean usadas para que algunos colaboradores sobresalgan de manera individualista. Inculque en el equipo el uso adecuado de esta herramienta colaborativa.
2. Limite las reuniones a un máximo de dos horas. Los encuentros demasiado largos se vuelven poco productivos.
3. Establezca recesos de cinco minutos cada vez que se cambia de tema para que el equipo respire, atienda urgencias y se prepare para nueva información.
4. Planifique las reuniones evitando que terminen cerca de la hora de almuerzo o fin de jornada, dejando espacio al final para que los asistentes puedan concluir tareas o cerrar su día.
5. Si hay divisiones irreconciliables, cambie de tema o suspenda la reunión para dialogar en privado y buscar puntos en común luego.
6. Aunque lo ideal es que cada reunión culmine en una decisión, si no es posible programe un nuevo encuentro sin prolongar indefinidamente el primero.
7. Inicie las reuniones puntualmente y no repase información a quienes lleguen tarde. Premie la puntualidad y sancione los incumplimientos, incluso registrando en el acta quiénes llegaron a tiempo y tarde.
8. Asigne previamente los lugares de los asistentes para evitar que se formen grupos que dificulten la dinámica general.
9. Restringa el uso de dispositivos para mantener la concentración plena en las temáticas a discutir.
10. Controle el tiempo de palabra de cada participante para evitar discursos extensos e irrelevantes, promoviendo la brevedad.
11. Estimule la participación de todos, fomentando que quienes son tímidos o reacios expresen sus opiniones.
12. Promueva la discusión de ideas pero desaliente que se hagan ataques personales, manteniendo un ambiente respetuoso.
13. Nunca minimice una sugerencia; escuche y documente todo lo dicho durante la reunión.
14. Deje la palabra al final a las personas con mayor cargo para que sus opiniones no condicionen a los demás previamente.
15. Evite que las reuniones sean espacios para acusaciones, pues la evaluación en colectivo no es aconsejable.
16. Termine todas sus reuniones con una nota positiva que motive al equipo.
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